Practice Community

From EC Wiki

Scopul structurii unei comunitati este sa scoata in evidenta directiile interne ale acesteia, caracterul si energia specifica ei.

Formarea Comunitatilor de Practica

Enterprise Concept nu are ca scop crearea unei scoli; scopul nostru este de a creea o Comunitate de Practica. Acest concept este preluat din cunoscuta carte Cultivating Communities of Practice de Etienne Wenger si din filosofia despre cunoastere a lui Hayek. Principala noastra preocupare este de a prezenta colaboratorilor nostri cunostintele si practicile legate de metodologia proiectelor, EA, BPM, SOA, and EPM.

Formarea Comunitatilor de Practica - un Model pentru o Academie Neconventionala

Proiectarea unei organizatii obisnuite se bazeaza pe structuri, sisteme si functii bine determinate, ce sustin atingerea obiectivelor si devin parte integranta a structurii acestora. Chiar si atunci cand este construita astfel incat sa fie flexibila si sa poata interactiona si adapta in functie de mediul inconjurator, naturaletea, spontaneitatea, dezvoltarea si vitalitatea nu sunt intotdeauna privite ca obiective principale in proiectarea organizatiei.

Tocmai aceste atribute, esentiale intr-o era informationala, sunt vitale in crearea unei comunitati de practica. Cum putem crea o comunitate prin definitie naturala, spontana si autonoma? Cum putem sa o indrumam astfel incat sa capete viata si un ritm de evolutie propriu? Exista sapte principii indrumatoare:

1. Design pentru evolutie

Cheia comunitatilor de practica este dinamismul. Acestea se formeaza in general pe baza unor relatii interumane apriori si ,pe masura ce evolueaza, imbogatirea acestor relatii poate duce la schimbari in modul de lucru si in structura organizatiei. Acesta este exemplul unei comunitati IT care, in urma descoperirii potentialului e-business, a devenit o parte vitala a companiei , desi pana atunci fusese marginalizata. Deci proiectarea comunitatii nu trebuie sa impuna o stuctura fixa ci mai degraba sa canalizeze energia si interesele acesteia spre o evolutie naturala. Comunitatile „vii” reevalueaza constant elementele de design care le sustin dezvoltarea. Cand coordonatorul si membrii de baza ai unei comunitati au decis concretizarea acesteia, au pus accent initial pe atragerea membrilor prin organizarea unor intalniri saptamanale. Ulterior, cand membrii s-au aratat interesati de un subiect comun si au inceput sa dezvolte relatii, noi elemente din structura comunitatii s-au concretizat: o pagina web, un forum, link-uri catre alte comunitati, proiecte care sa defineasca conceptele cheie, etc. Pentru un design de succes este necesara asocierea elementelor intr-o maniera care sa permita o flexibilitate ridicata. Asa cum strazile si parcurile oraselor pot sustine dezvoltarea acestora, elementele de structura sociala sau organizationala pot precipita evolutia unei comunitati. Care sunt elemente esentiale ale unei comunitati? Nu exista o reteta recomandata, acestea sunt alese in functie de stadiul de dezvoltare, mediul in care se afla, cooperarea si interesele comune ale membrilor. Evolutia continua este singura caracteristica comuna a tuturor comunitatilor de practica, iar proiectarea lor trebuie sa sustina aceasta evolutie.

2. Deschiderea unei comunicari intre perspectivele din exterior si cele din interior

O proiectare eficienta necesita cunoasterea perspectivei interne pentru a intelege esenta comunitatii. Acest design are la baza experienta comuna a membrilor sai; doar un singur membru poate estima problemele specifice domeniului, cunoasterea necesara, provocarile carora trebuie sa le faca fata si potentialul ideilor si metodelor inovatoare. Doar cineva din interior poate cunoaste persoanele importante, relatiile dintre ele si problemele de baza ale comunitatii. O intelegere profunda a posibilitatilor de dezvoltare si administrare a cunostintelor este vitala in crearea unei comunitati. Insa, membrii au adesea dificultati in a intelege cum o comunitate deja dezvoltata isi poate imbunatati relatiile personale sau isi poate evidentia abilitati deja existente dar neexploatate. In acest sens este necesara informarea membrilor despre rolul altor comunitati similare din alte organizatii, si chiar participarea unei persoane din exterior la o discutie cu membrii principali si coordonatorul acestora. Astfel pot fi intelese si analizate problemele interne ale comunitatii si oportunitatile care pot actiona ca factori ai schimbarii. Putem da exemplul unui lider bine informat al unei comunitati de dezvoltare a technologiei care, in incercarea de a o valorifica, a realizat ca cei mai importanti reprezentanti in acel domeniu erau in afara companiei sale. Urmarind munca altor comunitati similare a observat ca un rol important in dezvoltarea acestora il aveau expertii din afara companiei. Prin promovarea unor informatii din exterior, a observat ca problemele esentiale ale companiei sale nu erau de natura tehnologica; erau probleme de business implicate in dezvoltarea tehnologiei. Astfel, intelegerea perspectivelor de business ale altor comunitati l-a ajutat in dezvoltarea propriului potential strategic.

3. Niveluri diferite de participare

O arhitectura a comunitatii implica mai multe nivele de participare. Oamenii decid sa devina membri din motive variate – pentru valoarea oferita de comunitate, pentru dezvoltare personala sau pentru a-si imbogati relatiile. Fiecare om are propriul sau nivel de interes, asadar un grad de participare comun pentru toti membrii este utopic. Comunitatile cu “viata proprie”, fie ca se dezvolta dupa un plan bine structurat, fie sunt spontane, avand un coordonator care organizeaza evenimentele si faciliteaza crearea de noi legaturi intre membri. Cu toate acestea, oricare dintre membrii activi poate prelua pozitia de leader pe masura ce directia de evolutie si interesele comunitatii se schimba. Se disting trei nivele de participare: • Grupul central - este un grup restrans de oameni care participa activ, in forum-ul comunitatii, la discutii sau dezbateri. De multe ori acestia preiau, propun temele de discutie si organizeaza agenda de lucru. Acest grup este sufletul comunitatii, desi el reprezinta doar aproximativ 10 – 15 % din aceasta. Pe masura ce comunitatea se maturizeaza, acest grup preia conducerea, iar membrii sai devin asistenti ai coordonatorului. • Urmatorul nivel este reprezentat de grupul activ si reprezinta si el 10 – 15 % din comunitate. Acesti membri participa regulat la intalniri si ocazional la forumul comunitatii, dar nu atat de des ca grupul central. • Al treilea nivel este reprezentat de membrii pasivi. Unii dintre ei raman pasivi deoarece considera ca observatiile lor nu sunt adecvate sau ca nu au autoritate suficienta, iar altii nu au suficient timp la dispozitie pentru a se implica activ. In cadrul unei intalniri obisnuite nu este recomandata o astfel de implicare partiala, dar aceste activitati periferice sunt esentiale in cadrul unei comunitati de practica. In realitate, aceste persoane nu sunt complet pasive, deoarece ei acumuleaza multe cunostiinte doar privind de pe margine. In cele din urma, in afara acestor trei niveluri sunt oamenii din jurul comunitatii care nu sunt membri, dar care interactioneaza cu comunitatea, repspectv clientii, furnizorii, si "vecini din punct de vedere intelectual". Apartenenta la un anumit nivel nu este fixa: membrii centrali adesea devin inactivi in cazul schimbarii subiectului central al comunitatii; membrii activi pot fi profund implicati pentru o luna sau doua; iar membrii periferici pot fi atrasi spre centru atunci cand le este starnit interesul. Pentru ca granitele unei comunitati sunt variabile, chiar si cei din afara comunitatii pot deveni destul de implicati pentru o perioadă de timp, pe masura ce atentia comunitatii se indreapta spre alte domenii de interes. Cheia pentru o buna participare si circulatie intre nivelurile comunitatii este proiectarea activitatilor, astfel incat ele sa confere participantilor, de orice nivel, perceptia de membri deplini. In loc sa forteze participarea, comunitatile de success ofera loc si celor periferici: oportunitati pentru interactiuni semiprivate, discutii private prin intermediul site-ului Web al comunitatii sau la un eveniment. Acest aspect tine membri periferici in legatura permanenta. In acelasi timp, comunitatile ofera posibilitatea membrilor activi sa ia decizii importante, cum ar fi conducerea unui proiect de dezvoltare.

4. Dezvoltarea in cadrul comunitatii atat a spatiilor publice, cat si a celor private

Prin spatiu public intelegem acele evenimente care permit membrilor comunitatii sa rezolve probleme sau sa dezbata noi idei si tehnici, cel mai adesea inaccesibile publicului larg. Discutiile purtate pot fi formale sau informale, intalnirile avand uneori un ritual propriu. In cadrul lor, oamenii pot face schimb de impresii, pot cunoaste mai bine comunitatea si pot aprecia complexitatea, rolul si influenta comunitatii asupra organizatiei. Comunitatile sunt insa mult mai mult decat o insiruire de evenimente fixate intr-un calendar. Relatiile ce se formeaza intre membrii alcatuiesc sufletul comunitatii. Desi intalnirile periodice sunt importante, nu au o importanta exagerata. Un bun coordonator discuta problemele membrilor si ii indruma, in timpul liber dintre sedinte, catre o solutie din interiorul sau din exteriorul comunitatii si incurajeaza ideile si temele de discutie spontane. Relatiile se imbunatatesc cu fiecare telefon, e-mail sau conversatie, formand o conduita de interschimbare de informatii prin intermediul coordonatorului. Intr-o comunitate de succes domeniul public si cel privat sunt strans inrudite. Atunci cand relatiile dintre membri evolueaza, calitatea comunicarii creste si astfel pot lua nastere proiecte restranse care sa ajute dezvoltarea intregii comunitati. In realitate, principalul beneficiu este crearea unui mediu de lucru familiar, informal, proprice inovatiei. Ceea ce este important in design-ul comunitatii este crearea unor evenimente care intaresc relatiile interumane, relatii ce confera intrunirilor dinamism si vitalitate.

5. Concentrarea pe valoare

Cum putem defini valoarea unei comunitati? Valoarea poate fi privita ca suma experientelor benefice ce contribuie la dezvoltarea profesionala si personala a membrilor acesteia. Ea este esentiala in viata unei comunitati deoarece participarea este voluntara. Insa valoarea este formata in timp, iar sursele sale se schimba frecvent. Aceasta este inital determinata de rezolvarea problemelor si necesitatilor membrilor, iar pe masura ce comunitatea se dezvolta, ea este data de cunostintele dobandite in cadrul discutiilor private sau a intalnirilor periodice. Multe dintre cele mai valoroase activitati din cadrul comunitatii sunt de amploare mica, sunt interactiuni zilnice – discutii despre problemele intalnite, schimburi de informatii. Este posibil ca adevarata valoare a acestor discutii nu fie vizibila imediat, de cele mai multe ori utilitatea lor este dezvaluita in momentul in care informatia dobandita devine necesara. Aplicarea unei idei poate fi un proces indelungat si urmarirea impactului acesteia necesita timp si atentie. De fapt, ceea ce este esential in proiectarea unei comunitati este incurajarea membrilor sa fie cat mai directi si expliciti referitor la valoarea acesteia. Desi aceste discutii sunt in general dificile, se dovedesc vitale in indentificarea valorii si impactului acesteia de catre actualii sau potentialii membri. De exemplu, intr-o comunitate creata de cateva luni se discuta lunar despre valoare prin teleconferinta. La inceput membrii sai nu puteau identifica elemente de valoare desi considerau utila participarea la evenimente. De-a lungul timpului insa, unul cate unul, au inceput sa defineasca acest concept relativ la experientele lor. Pentru unul din membri era valoros faptul ca stia la cine sa apeleze cand intampina dificultati, altul a definit valoarea prin prisma informatiilor dobandite din discutiile private, informatii ca il ajutasera la solutionarea unei probleme complicate.

6. Imbinarea familiarului cu entuziasmul

Comunitatile de succes ofera numeroase si variate evenimente, ce au rolul de a introduce idei si persoane noi in comunitate. Pe masura ce acestea se maturizeaza, isi dezvolta un tipar de lucru, de organizare a intalnirilor, teleconferintelor, proiectelor si activitatilor. Familiaritatea acestor evenimente ii face pe membri sa se comporte liber, sa ceara sau sa ofere sfaturi, sa testeze noi idei si sa se informeze despre noile tehnologii si tehnici, fara a fi necesara implicarea lor in planurile de actiune. Asa cum sunt numite de Ray Oldenberg – “spatii neutre”, comunitatile de practica separa oamenii de presiunea zilnica de la munca. Spre deosebire de membrii unei echipe, membrii acestor comunitati pot da sfaturi in legatura cu un proiect fara a se implica in el sau pot primi sfaturi fara a avea obligatia de a le pune in practica. Ele aduc noutate si entuziasm si faciliteaza spontaneitatea legaturilor dintre oameni, imbinandu-se cu activitatile zilnice. Astfel rutina este preschimbata in vitalitate si entuziasm, oferind stabilitate relatiilor interumane.

7. Stabilirea ritmului comunitatii

Viata fiecarui om are propriul ritm: se trezeste de dimineata, se duce la serviciu, petrece timp cu copiii sai, rezolva probleme casnice si se relaxeaza. Chiar daca acest ritm difera de la o persoana la alta, el exista si da vietii un sens de familiaritate. La fel si orasele au propriul lor ritm: festivaluri organizate anual, concerte, conferinte, proiecte si alte evenimente. Toate acestea dau oportunitatea locuitorilor sai de a se cunoaste si de a se implica activ in viata orasului avand parte de distractie si de cunoastere. Comunitatile de practica au un ritm al evenimentelor ce influenteaza relatiile dintre membrii acesteia. Intalnirile, conferintele, forumul si intalnirile informale sunt sincronizate in ritm cu pulsul comunitatii. Atunci cand acest puls este puternic si uniform, comunitatea simte ca este in miscare. Daca ritmul este prea rapid, oamenii nu mai participa deoarece se simt coplesiti, iar daca, dimpotriva, este prea lent, comunitatea tinde sa devina inerta. Uneori proiectele speciale devin puncte de referinta pentru comunitate, acestea intrerupand ritmul obisnuit, astfel devin pasi importanti in evolutia ei. Ritmul unei comunitati este cel mai bun indicator pentru vitalitatea acesteia. Exista mai multe ritmuri intr-o comunitate: al evenimentelor, al interactiunilor dintre oameni, al persoanelor care asista pasiv la aceste evenimente si al evolutiei comunitatii. O combinatie intre ansamblul comunitatii si grupurile mai mici de oameni , creaza un echilibru intre multitudinea de idei noi si comfortul relatiilor private. Nu exista un ritm indicat pentru toate comunitatile, iar acesta se poate modifica pe masura ce evolueaza. Dar descoperirea ritmului potrivit la fiecare moment este esential in dezvoltarea comunitatii.