Sincronizarea acestui ecosistem imbunatateste performantele afacerilor implicate utilizand informatiile grupate si construind o relatie stransa intre retailer, furnzorii lui si consumatorii finali, coreland-o cu informatia complexa, astfel disponibila.

Acest ecosistem de retail furnizeaza o extensie industriei de retail pentru a-si servi consumatorii intr-un mod mai orchestrat, dupa cerintele lor. Acest concept mai este intalnit si sub denumirea de Industrie de Retail Extinsa. Actorii ecosistemului de retail lucreaza intr-o stransa integrare pentru a crea valoare consumatorilor.

Nu mai este o strategie  sa vinzi produse intr-o maniera cat mai comoda pentru consumator si la un pret cat mai mic. De exemplu, in loc sa vanda doar produse alimentare, retailerii de success vand astazi un stil de viata sanatos. Cu alte cuvinte, retailerii de top creaza o experienta de cumparare de unica. Pentru a reusi aceasta, ei trebuie sa gandeasca in afara celor patru pereti ai afacerii lor. Doar concentrandu-se asupra eficientelor operationale interne nu este suficient. Ei trebuie sa gandeasca holistic, in termeni de ecosistem de retail.
Capacitatile necesare retailerilor pentru crearea  unui ecosistem de retail cu partenerii lor sunt urmatoarele:

• Sincronizarea proceselor
• Sincronizarea datelor
• Sincronizarea indicatorilor.

Ce probleme abordeaza o strategie de sincronizare?

In retailul traditional, accesibilitatea produselor si oferirea unui nivel superior de servicii consumatorului sunt garantate prin supra-investitii in capitalul uman, procese manuale si supra-stocare fizica. Aceasta duce la incetinirea rotatiei stocurilor, vanzare la preturi infime sau chiar distrugerea stocului in exces, si in cele din urma la un impact financiar negativ.
In cadrul ecosistemului de retail exista o relatie importanta intre magazine si depozitele de marfa, aceasta influentand direct relatia cu clientii si indicatorii de performanta ai companiei.  Principalele dificultati din cadrul acestei relatii intervin in procesele de: modificarea comenzii, crearea facturii de corectie, regularizarea de stoc, inregistrarea facturilor in contabilitate.  Rezolvarea litigiilor de logistica genereaza un consum mare de timp deoarece activitatile se realizeaza manual, fara trasabilitate si transparenta.

O alta problema este aceea a colaborarii autentice de-a lungul lantului de aprovizionare. Astfel, printr-un ecosistem sincronizat, toti actorii trebuie sa fie responsabilizati in aducerea pe piata in timp util a produsului. Un alt aspect al colaborarii autentice este eliminarea barierelor privind schimbul de date: eliminarea redundantelor si erorilor prin transmiterea automatizata si intr-un format comun, clar si concis a datelor intre furnizori, transportatori si retailer.

Frictiunile intre sistemele IT.  Sistemele de IT din cadrul unei industrii de retail extins au o frictiune semnificativa datorita erorilor, redundantelor si nesincronizarii datelor.  Aceasta duce frecvent la un ciclu viciat de prelucrare a datelor: „gunoi intra-gunoi iese”.  Chiar si cea mai sofisticata baza de date nu poate sa faca mare lucru cu un flux de date incorect si asincronizat. 

Pe langa frictiune, sistemele de IT din cadrul unui ecosystem de retail mai au o problema: complexitatea tehnica care ingreuneaza interconectivitatea.

Beneficii

Ca o conluzie a problemelor abordate, se disting cinci arii generale unde o companie din cadrul ecosistemului de retail are de castigat in urma sincronizarii: 

1. Optimizarea lantului de aprovizionare
2. Crearea unei experiente de consum unice pentru client.
3. Crearea unei colaborari autentice intre retailer si furnizor.
4. Frictiuni intre sistemele de IT reduse.
5. Complexitate tehnica redusa.

Ideea ce trebuie explorata este ca sincronizarea in timp real a proceselor, datelor si indicatorilor dintre retailer si furnizori  faciliteaza intrarea rapida pe piata, asigurand o experienta superioara de cumparare prin asigurarea accesibiliatii produselor. Totodata ofera agilitatea de a angaja in procese resursele potrivite, sa administreze viteza de executie si sa se adapteze la cerintele clientului si ale pietei mai repede decat competitia.

In cele din urma, cel care are de castigat este si clientul, pentru ca tot am pornit de la necesitatile lui si de la faptul ca el influenteaza evolutia businessului. Un ecosistem sincronizat  asigura o intelegere mai buna a necesitatilor si comportamentului consumatorilor , acestia obtinand o suita de produse si servicii customizate  nevoilor lor  livrate cu un cost mai redus si deci la un pret mai mic.

Cum se obtine sincronizarea ecosistemului de retail?

1. Sincronizarea proceselor cu partenerii

Orice strategie de sincronizare trebuie sa inceapa cu un accord intre parteneri asupra procesele cheie implicate.  Intr-un ecosistem de retail, acestea includ:

• Planificarea si comercializarea de sortimente;
• Introducerea de noi produse, schimbari, de-listari;
• Actiuni comerciale (promotii);
• Tratarea retururilor si alte servicii pentru clienti;
• Reconcilieri de facturi si reglari;
• Reaprovizionarea si controlul stocurilor.

Sincronizarea proceselor se realizeaza prin:

• Identificarea actorilor cheie implicati in proces.
• Definirea pasilor (paralel si serial).
• Identificarea input-ului si output-ului la fiecare pas.
• Definirea duratei fiecarui pas, a intregului proces
• Automatizarea procesului astfel rationat.

2. Sincronizarea datelor cu partenerii
Partenerii trebuie sa agreeze datele cheie ce trebuie sincronizate, precum si definitiile lor, cum sunt create, actualizate, utilizate si cum vor fi gestionate.

Datele cheie ce trebuie sincronizate intr-un ecosistem de retail sunt:

• Produs
• Locatie
• Furnizor
• Client

Sincronizarea este realizata prin:

• Identificarea atributelor cheie ale datelor care vor fi folosite in orice process de business sincronizat (ex: introducerea unui produs nou).
• Agrearea definitiei fiecarui atribut cheie.
• Agrearea valorilor si limitelor valide.
• Agrearea formatelor de date ce trebuie sincronizate.
• Agrearea metodelor de sincronizare a datelor cheie.

3. Definirea si sincronizarea indicatorilor cheie cu partenerii

Metricile pentru procesele sincronizate trebuie construite chiar in procese, astfel incat procesele sa fie auto–administrabile (si nu de catre un audit extern periodic).

Sincronizarea indicatorilor se realizeaza prin:

• Identificarea indicatorilor pentru fiecare process.
• Identificarea limitelor de performanta pentru fiecare indicator.
• Stabilirea importantei fecarui indicator.
• Identificarea consecintelor in cazul performarii sub limita.
• Indicatori de referinta.
• Agrearea metodelor de monitorizare a indicatorilor.

Metodele simple de transfer de date, precum schimbul de comenzi prin EDI sau adoptarea unei definiri de articole standard sunt un inceput dar nu sunt suficiente pentru a asigura un ecosistem sanatos. Un ecosistem de retail extins va prospera
numai in cazul in care toti partenerii se angajeaza la adoptarea celor mai bune practici si adopta tehnologii interoperabile avansate de sincronizare a datelor.

Aceasta include participarea la initiative GDSN, adoptarea practicilor si tehnologiei de BPM, aderarea la standarde comune de date, si colaborare in definirea proceselor.  Variatia stocurilor, marjele brute si satisfactia consumatorilor ar avea de suferit in lipsa sincronizarii. Implementata pragmatic si holistic, sincronizarea ecosistemului poate livra beneficii semnificative si sustinute pentru industria extinsa de retail.

Surse:

• Synchronizing the Extended Retail Ecosystem, by BRIAN KILCOURSE, DAN BERTHIAUME, PRAKASH NANDURI
• Effectively Managing the Evolving Retail Ecosystem, by CGI Group Inc. & Quantum Retail Technology LLC
• http://www.dabydeen.com/2005/02/retail-ecosystems.html