Provocari pe piata

Care sunt problemele cu care se confrunta companiile de Retail, Farma, Manufactura si Distributie?

Afacerile din domeniul retail-ului presupun un nivel apreciabil de complexitate a proceselor financiare. Automatizarea procesului de facturare actioneaza asemeni unui catalizator de business in interiorul activitatii companiei de retail, determinand imbunatatirea rezultatelor generate de sistemul actual de procese.

SmartInvoice™ este o solutie de management al facturilor, bazata pe conceptul modern de BPM (Business Process Management), care ofera companiilor de Retail, Farma, Manufactura si Distributie un instrument simplificat si automatizat pentru monitorizarea, gestionarea, verificarea si dirijarea facturilor.
Nivelul inalt de automatizare, generat de implementarea acestei solutii, va reduce prelucrarea manuala si va reorienta efortul uman catre activitati importante si eficiente.

In cele mai frecvente probleme privind facturile sunt: coduri incorecte ale facturilor, calcularea gresita a valorilor TVA, erori de calcul, discrepante intre comanda si facturile atasate, comunicarea ineficienta in interiorul companiei si cu furnizorul, intarzierea platilor, discrepanta informatiei in bazele de date ale companiei, flexibilitate si adaptare scazuta la schimbare, etc.

Beneficii

Beneficiile implementarii SmartInvoice™ pentru companii

• Reducerea costurilor de procesare a facturilor;
• Cresterea productivitatii prin reducerea timpului alocat activitatilor cu valoare scazuta;
• Imbunatatirea vizibilitatii pasivelor si a cheltuielilor operationale;
• Scaderea perioadei dintre introducerea discountului si aplicarea lui;
• Imbunatatirea previzionarii si gestionarea cerintelor legate de managementul cheltuielilor pe termen scurt.

Functionalitati

Care sunt functionalitatile solutiei SmartInvoice™?

• Analiza si imbunatatirea proceselor de business existente

Primul pas in cadrul implementarii solutiei este intelegerea intregului ciclu de viata al facturilor din cadrul proceselor financiare ale companiei. Analiza va evidentia segmentele procesului existent ce trebuie revizuite si imbunatatite.

• Actualizarea si integrarea sistemelor existente intr-o arhitectura organizata

Implementarea unui nou sistem in cadrul companiei implica comunicarea acestuia cu aplicatiile deja existente. SmartInvoice™ este o solutie foarte flexibila, care reuseste sa integreze sistemele din interiorul companiei datorita unui filtru SOA (Service Oriented Architecture layer). Acesta va gestiona comunicarea in ambele sensuri: importarea datelor (extragerea informatiilor din sistemul intern) si exportarea datelor (trimiterea datelor catre sistemul intern).

• Automatizarea activitatilor umane

Obiectivul SmartInvoice™ este rezolvarea fiecarei probleme legata de facturi, printr-o minima implicare a factorului uman. Departamentele principale incluse in proces sunt: departamentul de marfa, cel de compensari, departamentul financiar si magazinele.

• Monitorizarea si imbunatatirea continua a proceselor de business

Strategia post implementare a SmartInvoice™ isi propune o monitorizare permanenta a proceselor implementate si o imbunatatire continua in urma acestei analize.

• Folosirea instrumentelor de raportare complexa

SmartInvoice™ are integrate instrumente de statistica si de raportare, pentru a oferi o analiza 360 de grade asupra intregii activitati financiare a companiei.

• Implementarea interfetelor accesibile utilizatorilor

SmartInvoice™  este foarte usor de folosit de catre utilizatori deoarece creaza interfete personalizate pentru fiecare etapa a procesului. Principalele caracteristici ale acestor interfete sunt: realizarea lor in functie de principiul actiunilor intuitive si eficienta in utilizarea datelor.

Relatia cu Furnizorii
Succesul unei companii este determinat si de comunicarea eficienta si corecta cu furnizorii sai.

Beneficiile furnizorilor dupa implementarea solutiei SmartInvoice™:

• Reducerea costurilor de emitere a facturilor (cheltuieli cu personalul, livrarea prin posta, etc.);
• Imbunatatirea timpilor de plata la timp a facturilor;
• Eliminarea sau reducerea discreptantelor la primirea facturii.

Prin implementarea SmartInvoice™, interactiunea cu furnizorul va fi acoperita de urmatoarele instrumente inglobate in solutie:

• Portalul Web

Portalul Web livreaza furnizorului date, in timp real, privind comenzile, facturile, produsele, platile, astfel facilitand comunicarea eficienta cu compania de retail.
Un alt aspect important al Portalul Web este functionalitatea de introducere a facturilor. Orice furnizor poate sa trimita toate facturile companiei de retail prin introducerea campurilor necesare unei facturi.
Securitatea Portalului Web este asigurata prin intermediul unui sistem optimizat de managementul identitatii.

• Notificari automate

SmartInvoice™ defineste o serie de notificari customizate, trimise prin e-mail-uri, care sunt lansate automat de proces, atunci cand un eveniment definit are loc. De exemplu, fiecare eroare din factura poate deveni un eveniment care declanseaza o notificare automatizata. Exista o mare flexibilitate in definirea regulilor pentru trimiterea automatizata a notificarilor.

• Alte modalitati specializate: EDI (Electronic Data Interchange) si FTPS protocol

Studiu de caz

Cu un numar de aproximativ 1000 de furnizori, una dintre marile companii de retail, a implementat solutia SmartInvoice™ si a rezolvat toate problemele enuntate mai sus, atingand urmatorii indicatori:

• 5000 de facturi introduse zilnic in sistem;
• 800 de furnizori primesc zilnic, prin e-mail rapoarte privind situatia platilor;
• 30% dintre furnizori folosesc sistemul automat de trimitere a facturilor electronice;
• 80% este nivelul de automatizare a proceselor de business;
• 1.5 minute este timpul alocat, in cadrul procesului, unei facturi pentru a fi realizata plata, atunci cand datele comenzii sunt corecte si in concordanta cu comanda;
• 200 de sarcini legate de facturi sunt rezolvate in fiecare zi pentru a clasifica erorile de pret si de calitate;
• 4000 de cazuri de comanda-factura sunt finalizate zilnic si integrate in sistemul companiei;
• 30% este nivelul de imbunatatire atins in cursul unui an in cazurile legate de litigii.

Proiecte de succes

Va invitam sa descarcati prezentarea proiectului "SmartInvoice™ - solutie implementata cu succes la Carrefour Romania"

 

Va stam la dispozitie cu informatii suplimentare despre solutia SmartInvoice™. Puteti sa ne contactati prin trimiterea unui e-mail pe adresa Această adresă de e-mail este protejată de spamboţi; aveţi nevoie de activarea JavaScript-ului pentru a o vizualiza .