Provocari de business

Contextul actual si nevoile companiilor

Structura de business a companiilor presupune un flux rapid de documente, care poate fi realizat in momentul de fata prin mobilizarea unui numar mare de resurse umane.
In ciclul de viata al unui document se produc rutari manuale frecvente, generatoare de erori, nerespectarea procedurilor, pierderi frecvente.  Acest proces se poate automatiza si controla eficient prin Solutia de Management al Documentelor, care presupune circulatia, stocarea, organizarea, cautarea si accesarea documentelor aflate in orice format atat fizic cat si electronic.

In contextul actual, companiile se confrunta cu o serie de necesitati legate de:

• gestionarea eficienta a documentelor in format electronic si fizic;
• relationarea documentelor scanate cu documentele fizice;
• arhivarea fizica optima;
• trasabilitatea circuitului informational;
• compararea automata a facturilor fizice cu facturile introduse in baza de date/portal web.

Descrierea

Solutia de Management al Documentelor ofera raspunsuri pentru aceste necesitati, deoarece este rezultatul interfatarii si corelarii eficiente a functionalitatilor de Document Management, Records Management si Archive Mangement la nivel de gestiune electronica, fizica si a politicilor de retentie.

• Gestionarea eficienta a Documentelor. Se va obtine printr-o partajare cu grad inalt de functionalitate, printr-o organizare dupa un Fileplan (organizarea arborescenta a documentelor), prin structurarea informatiei, atribuirea  task-urilor si rolurilor pentru fiecare dintre utilizatori.

• Circuit eficient al documentelor – trasabilitate. Identificarea coordonatelor datelor din document (la nivel temporal, locativ, informational si de user), a metadatelor (totalitatea caracteristicilor unui document: nume, data de creare, dimensiune, numele utilizatorului, etc.), precum si a documentelor fizice si electronice in sine. Obtinerea de rapoarte si notificari automate.

• Relationare eficienta document scanat – document electronic. Atasarea la nivel de stocare, prelucrare si proces a Documentului Electronic (datele din document, stocate in baza de date) de Documentul Scanat (scan-ul, fotografia Documenului in format electronic).

• Achizitii de date prin interfete web. Crearea unui mediu facil de achizitii de date prin intermediul unor interfete web construite la nivelul platformei de Document Management.

• Cautare rapida si filtrare eficienta. Documentele de orice natura vor avea ca atribuite o serie de Etichete si Metadate cu ajutorul carora se pot efectua cautari de mare precizie, vizualizari dupa diverse criterii prestabilite, grupari si atribuiri orientate pe scenarii de lucru.

• Gestiune eficienta la nivel administrativ. Se pot administra astfel eficient spatiile de stocare, grupurile de utilizatori, restrictiile si permisiunile la nivel de utilizator, grup de utilizator, document, fisier, categorie, clasa etc.

• Managementul Arhivei Fizice. Gestiune fizica si administrare la nivel de locatie si metadate a documentelor fizice arhivate.

• Managementul Inregistrarilor. Documentele fizice arhivate vor avea un echivalent electronic in cadrul solutiei de Document Management. Se poate urmari astfel statusul unui document solicitat de catre un Departament precum si obtine coordonate de trasabilitate precisa.

• Managementul Retentiei. Administrarea politicilor care specifica timpul de depozitare aferent unei facturi; administrarea deciziilor luate in urma expirarii acestei perioade temporale; aplicarea actiunilor impuse la nivel de legislatie, reguli interne din companie si hotarari speciale; urmarirea statusului aplicarii deciziilor prin intermediul Platformei la nivel electronic (Document Management) si fizic (Archive Management).

• Proces de comparatie automata. Aceste procese au la baza compararea Facturii Fizice trimise de catre un Furnizor cu Factura Electronica introdusa in baza de date/ portal.

• Automatizarea comunicarii. In cadrul platformei de Document Management se pot genera workflow-uri de baza care sa permita notificari automate prin e-mail, task-uri de validare si vizualizare, atribuirea de activitati si alerte ale sistemului.

• Prelucrarea rapida a facturilor. Accesul rapid la fotografia unui document va permite o gestionare rapida si eficienta a fluxului de documente, depistarea din timp a erorilor si va economisi mult din timpul alocat cautarii facturii fizice pentru vizualizare.

• Integrabilitatea la nivel de proces. La nivelul platformei de Document & Archive Management se vor genera o serie de Metadate extrase din documente cu ajutorul carora se pot intocmi rapoarte si obtine statistici chiar si dupa disparitia documentului prelucrat anterior in ciclul procesului de arhivare.

 

Functionalitati

• Managementul Utilizatorilor
• Stocarea Documentelor intr-un spatiu web partajat
• Accesarea documentului scanat
• Accesarea documentului fizic
• Organizarea intr-un Fileplan
• Etichete, Categorii si Metadate
• Cautari avansate rapide
• Trasabilitatea datelor - Circuitul datelor
• Rapoarte privind circuitul unui document
• Workflow-uri de baza
• Crearea si administrarea interfetelor pentru extragerea datelor
• Notificari si task-uri
• Securizarea datelor conform ISO 27001

 

Beneficii

• Reducerea timpului de prelucrare a documentelor
• Viziune de ansamblu asupra traseului informatiei, documentelor si datelor – prioritizarea actiunilor de management si raportari in functie de indici specifici
• Cautari rapide avansate si filtrari personalizate in functie de tipologia documentelor si datele continute
• Organizare dupa o structura clara si usor adaptabila schimbarilor
• Reducerea costurilor de arhivare
• Operare complexa a datelor – creare, comparare, versionare, aprobare, respingere, modificare, arhivare
• Facilitarea transferului de documente si comunicarea intre utilizatori – notificari automate, sharing la nivel de spatiu de stocare, atasare de etichete si filtre de identificare
• Eliminarea majoritatii situatiilor in care este necesar documentul fizic  -  fiind folosit in schimb Documentul Scanat
• Automatizarea procesului de comparatie  - Factura Fizica – Factura Electronica
• Interfata cu grad inalt de utilizabilitate – elemente de time & task management; vizualizarea documentelor din interiorul interfetei
• Rapoarte de ansamblu privind circuitul informational (log-uri, coordonate spatiale, temporale, de user)
• Organizarea si gestionarea continutului fisierelor de toate tipurile (.DOC, .XLS, .PDF, imagini, XML, HTML etc) – vizualizari, editari, atasare de workflow-uri
• Integrare eficienta cu alte solutii
• Adoptarea  standardului de securitate ISO 27001 (prin adoptarea unei arhitecturi tehnice ce include toate functionalitatile circuitului de viata al documentelor)

Studiu de caz

Una dintre marile companii de retail, a implementat solutia SmartDoc&Archive™ si a rezolvat toate problemele enuntate mai sus, atingand urmatorii indicatori:

• 1.600.000 Documente (in 8 luni) – Facturi in sistem – Importate automat in SmartDoc & Archive.
• 50.000 Documente (8 luni) – Introduse de Useri.
• Flux zilnic de pana la 20.000 documente Import automat + Activitate Useri.
• Integrare cu Solutia de Arhivare Fizica – locatie, imprumut si retentie.
• Arhivare Fizica utilizand coduri de bare generate de Solutia de Gestiune Fizica a Arhivei.
• Integrare Procese Interne Comparatie facturi fizice cu facturile scanate.
• Workflow-uri avansate pe documente – aprobare si validare – 600 Contracte Cheltuieli.
• Generale introduse in sistemul de Document Management.
• 20 de tipuri de rapoarte personalizate.
• Statistici de trasabilitate a documentelor.
• Managementul a 100 de Useri si 20 de Grupuri de Useri.

* pentru o perioada de 8 luni

Proiecte de succes

Va invitam sa descarcati prezentarea proiectului "Smart Doc & Archive™ - solutie implementata cu succes la Carrefour Romania"

Va stam la dispozitie cu informatii suplimentare despre solutia SmartDoc & Archive™. Puteti sa ne contactati prin trimiterea unui e-mail pe adresa Această adresă de e-mail este protejată de spamboţi; aveţi nevoie de activarea JavaScript-ului pentru a o vizualiza