Managementul presupune masurarea performantelor oamenilor si proceselor. Inseamna procese organizate la nivelul componentelor si subcomponentelor esentiale. Abordarea BPM coordoneaza structura, activitatea oamenilor si sistemele nesesare sustinerii proceselor.

Scopul Business Process Management (BPM) este imbunatatirea proceselor de business ale unei organizatii printr-o abordare sistemica a acestora. Activitatile de BPM isi propun sa tranforme procesele de afaceri, astfel incat sa devina mai eficace, mai eficiente si mai capabile sa se adapteze unui mediu in continua schimbare. BPM reprezinta un sub-set al managementului infrastructurii, deoarece se axeaza pe intretinerea si optimizarea sistemelor si operatiilor centrale ale unei organizatii.

Un proces de business este un set de actiuni si activitati, dirijate atat de oameni cat si de sisteme, care conduce la realizarea unui anumit obiectiv organizational.


In ultimii 10 ani Business Process Management (BPM) si-a depasit statutul de concept neclar. Specialistii considera ca pachetele de BPM devin rapid urmatorul aspect major, nu doar in IT, dar si in managementul corporatist. Pe masura ce promovarea BPM crestea, tot mai multi vanzatori din toate domeniile au preluat conceptul, folosindu-l ca eticheta in activitatile lor. Companiile care au lansat initiative bazate pe BPM, au dezvoltat solutii soft si de consultanta pentru a evolua.  

In mediul de business actual al investitorilor, al pietelor competitive, si al presiunilor de adaptare continua, asociate cu tendintele de a implementa infrastructuri flexibile de IT pentru initiativele de business, organizatiile gasesc din ce in ce mai greu justificari pentru cheltuielile necesare proiectelor pe termen scurt.

Solutiile de BPM adopta o perspectiva holistica asupra organizatiei si a modului in care se desfasoara operatiunile. In implementarea unei solutii de BPM, procesele sunt evaluate si analizate in vederea integrarii oamenilor si aplicatiilor necesare sarcinilor aferente acestor procese. BPM abstractizeaza procesele prin aplicatii si prin integrarea acestora. Rezultatele pot fi observate in scaderea complexitatii integrarii si in cresterea viziunii de asamblu asupra managementului procesului. Aceasta noua interfata separa in mod eficient controlul intregului proces de business de aplicatiile existente, si confera un rolul de supervisor al proceselor, in vederea manevrarii partii automatizate a companiei. Atunci cand o solutie de BPM este implementata folosind o perspectiva de tipul top-down, centrata pe procese, fiecare nivel al organizatiei este aliniat intr-un mod profund si de ansamblu cu directia in care se desfasoara afacerea. BPM ofera structurii unei organizatii o flexibilitate inerenta, datorata integrarii unei platforme in care aplicatiile sunt interconectate.

BPM si Enterprise Application Integration (EAI), tehnologia aferenta BPM-ului, sunt complementare datorita abordarilor diferite. EAI utilizeaza o abordare „de jos in sus”, care integreaza aplicatiile in contextul proceselor de business. BPM utilizeaza frecvent  o abordare „de sus in jos”, initial se defininesc si se analizeaza procesele de business si mai apoi se integreaza aplicatiile si personalul implicat in proces. Asocierea celor doua tehnologii poate asigura beneficii importante afacerii si componentei de IT a organizatiei. Printre aceste beneficii numarandu-se structura flexibila, aplicatiile agnostice si usurinta de a le modifca fara a perturba infrastructura de IT. O adevarata solutie de BPM garanteaza ca infrastructura IT nu devine un impediment al cresterii afacerii.

Functionalitatile unei solutii de BPM includ tehnologii inrudite, cum ar fi workflow-ul, integrarea aplicatiilor, conectivitatea business-to-business, sistemul functional de reguli, modelarea de procese, analiza de procese si clientii proceselor. O adevarata solutie de BPM va fi mai mult decat o suma tehnologiilor enumerate mai sus – un adevarat produs BPM este capabil sa functioneze asemeni mediului unei companii, menit sa modeleze, sa execute, sa analizeze si sa imbunatateasca in permanenta procesele de business.

TIBCO iProcess Suite este o solutie completa de management a proceselor, care permite organizatiilor sa isi maximizeze investitiile din IT si utilizatorilor flexibilitate maxima si control proceselor de business.

BENEFICII

Valoarea de baza pe care solutiile Enterprise Concept o ofera (in special solutiile bazate pe procese) este capacitatea de a procesa mai mult cu mai putin efort in contextul unei calitati sporite. BPM a devenit o tehnologie de maxima necesitate pentru companiile care doresc sa isi sporeasca veniturile, sa taie rapid din costuri si sa isi mareasca echipele. Aceste companii au devenit tinta pentru implementarea unui BPM bazat pe 3 beneficii esentiale – eficienta, eficacitate si agilitate. In functie  de fiecare proces in parte, aceste trei beneficii se vor atinge in proportii diferite si in cicluri de viata separate.

Eficienta
Este tipic pentru o companie sa se gandeasca mai intai la eficienta implementarii unui BPM. Majoritatea proceselor raporteaza pierderi importante din cauza efortului manual, a slabelor relatii intre departamente si, in general, din cauza incapacitatii de monitorizare a progresului. Implementarea initiala a unei solutii de BPM elimina aceste probleme, iar beneficiul este exprimat prin timpul de lucru economisit.

Eficacitate
Odata ce o companie realizeaza beneficiile pe care un proces controlat le aduce, aceasta isi va concentra atentia pe eficacitatea proceselor. Acesta este segmentul in care cele mai mari castiguri sunt obtinute. Beneficiile sunt exprimate, in acest context, in managementul eficient al exceptiilor sau in luarea deciziilor cele mai bune.

Un furnizor de servicii de telecomunicatii a descoperit ca imbunatatind controlul litigiilor legate de facturare a reusit sa reduca cu 3 milioane de dolari valoarea pe care o plateau in fiecare trimestru (aproximativ 10%). Utilizarea BPM-ului i-a ajutat sa identifice problemele care se repetau, sa rezolve disputele integral si sa impuna politici de plata clare. Pentru procesele care sunt regulate, acest nivel de control si consistenta ofera un beneficiu sporit - evitarea penalizarilor datorate greselilor, neregularitatilor sau lipsei de timp necesar executiei procesului. In unele cazuri, beneficiul poate sa fie capitalizat, dar cel mai adesea acesta este vazut ca un eveniment critic, daca un profit de ordin financiar nu poate sa fie asociat direct cu acesta.

Agilitate
Al treilea beneficiu cheie pe care BPM il ofera este agilitatea. Intr-o era a Arhitecturii Orientate pe Servicii (SOA) si a mesajelor de cerere ale pietei, agilitatea este un concept de la sine inteles. Intr-o lumea a managementului de proces, abilitatea de schimbare rapida este esentiala. Clientii nostri isi schimba procesele de 4 pana la 7 ori pe an. Cauzele schimbarii pot fi interne sau externe. Noi oportunitati pot astfel sa apara. Partenerii si clientii noi solicita sprijin pentru un mod diferit de a conduce o afacere. Regulamentele interne sau nationale pot impune unei companii sa isi schimbe procesele. BPM ofera platforma pe care compania trebuie sa o foloseasca pentru a-si schimba procesele - mai repede si intr-o maniera bine controlata.

Beneficiile rezultate din agilitate includ cel mai adesea optiuni de implementare rapida a noilor reglementari - eliminand sansele penalizarilor sau a intarzierilor de aprobare. Alte exemple includ abilitatea de a schimba un proces pentru ca acestea sa se adapteze evenimentelor neprevazute. O companie de asigurari poate, spre exemplu, sa isi regleze rapid aprobarile de facturare atunci cand un dezastru natural se intampla intr-o regiune a tarii. Este destul de dificil de calculat profitul care rezulta din agilitate, desi cele mai multe organizatii recunosc ca abilitatea de a-si adapta rapid procesele este o capacitate competitiva importanta.