În 1986, Hirotaka Takeuchi și Ikujiro Nonaka, ambii profesori la Universitatea Hitotsubashi din Tokyo, au avut ideea îndrăzneață de a dezvolta un cadru de management al proiectelor complexe - în special dezvoltarea bazată pe interacțiunea unei echipe independente cu funcții variate – având în vedere strategiile jocului de rugby. Acest cadru (framework) primește în anul 1991 denumirea de Scrum - traducerea în limba engleză pentru cuvântul grămadă din rugby.
În jocul de rugby, o grămadă este o modalitate de reluare a jocului în caz de infracţiune involuntară comisă de un jucător. În cadrul unei grămezi de rugby membrii echipei trebuie să se miște ca un tot unitar și să paseze mingea rapid, luând decizii fulger, astfel încât să acumuleze cât mai multe puncte și să câștige, în final, meciul.
Cadrul Scrum reprezintă de fapt un cadru de proiect care are proceduri și roluri bine definite. Rolurile sunt:
1. Maestrul Scrum – Cel care administrează toate procesele implicate în proiect (poziție asemănătoare managerului de proiect);
2. Proprietarul proiectlui – În general, când este vorba despre proiecte de consultanță și implementare, proprietarul este de fapt reprezentantul companiei client;
3. Echipa – În general, echipa este formată din 7 memebrii. Aceștia se ocupă de analiză, design, implementare, testare etc.
Caracteristicile de bază ale cadrului Scrum sunt perioadele fulger de implementare (sprints) și log-ul proiectlui (backlog).
Log-ul cuprinde toate cerințele de proiect, sarcinile echipei, scopul proiectului și practicile interne necesare în îndeplinirea scopului final. Proprietarul proiectului este deținătorul acestui log, iar valoarea de business este stabilită în cadrul acestui document. Echipa este cea care depune efortul de implementare pentru îndeplinirea sarcinilor din log.
Perioadele fulger de implementare sunt stabilite cu o lungime de aproximativ 3 săptămâni. Acestor perioade le sunt atribuite segmente din log-ul de proiect, adică o listă clară de sarcini. Această listă nu trebuie modificată de-a lungul perioadei fulger, iar la finalizarea celor 3 săptămani echipa, împreună cu proprietarul proiectului și maestrul, se întâlnesc pentru a discuta evoluția proiectului și a stabili următoarea perioadă fulger.
Tehnica perioadelor fulger asigură un răspuns rapid și eficient al echipei în fața provocărilor de proiect impuse de proprietar. Acesta este cel mai mare câstig în implementarea tip Scrum.
Umorul corelat cu cadrul Scrum își găsește și mai mult sens în momentul în care se detaliază conceptele din spatele intregii idei. Când un proiect este discutat în termeni Scrum este vorba despre porci si găini. Totul a pornit inițial de la o glumă, dar pe parcurs, gruparea rolurilor în categoriile de porci și găini s-a dovedit a fi foarte insiprată, mai ales pentru o înțelegere și mai bună a atribuțiilor fiecărei persoane in cadrul unui proiect care respectă cadrul Scrum.
Porcii sunt acele persoane dedicate proiectului și implicate în mod direct în sarcinile sale. Porcii, conform cadrului Scrum sunt:
1. Maestrul Scrum – El este cel care acționează ca un intermediar între proprietar și echipă. Maestrul protejează echipa, are grijă ca toate sarcinile din perioada fulger să fie îndeplnite la timp și stabilește regurile proiectului.
2. Echipa – Aceasta este implicată în mod direct în procesul de analiză, design, implemnetare și testare și toate sarcinile trebuie duse la capat corect de către membrii săi.
3. Proprietarul – El este cel care stabilește cerințele proiectului și participă la întâlnirile organizate la finalul fiecăror perioade fulger. Din cauza faptului că implicarea proprietarului nu este constantă el poate face parte și din grupul găinilor.
Găinile sunt acele persoane care nu sunt implicate în mod direct în procesul Scrum, dar care au rol decizional. Aceste persoane sunt de fapt beneficiarii proiectului. Găinile sunt de fapt managerii companiei client, vendorii și compania client în sine.
În afara intâlnirilor care punctează începutul sau sfârșitul unei perioade fulger, cadrul Scrum presupune și intâlniri zilnice. Acestea trebuie stabilite la o ora fixă, nu trebuie să dureze mai mult de un ceas și presupun in mare 3 întrebări la care participanții trebuie să raspunda:
1. Ce s-a realizat în ziua anterioară?
2. Care sunt planurile pentru ziua curentă?
3. Exista probleme în ducerea la bun sfârșit a sarcinilor din ziua anterioară?
Un aspect foarte important al întâlnirilor zilnice este că, deși oricine poate participa, numai porcii au dreptul de a lua cuvântul. Acest lucru este din cauza faptului că doar ei , porcii, sunt cei responsabili cu îndeplinirea sarcinilor zilnice. În cazul în care există probleme de implementare, maestrul Scrum are responsabilitatea de a găsi soluții și de a ajuta echipa să depășească acel obstacol care sta în fața îndeplinirii sarcinilor zilnice.
De-a lungul implementărilor folosind cadrul Scrum s-a ajuns și la întrebarea Poate Scrum să suporte Six Sigma? Răspunsul rapid este da, iar explicația face subiectul altui articol ce poate fi consultat pe website-ul Alianței Scrum.
