SmartInvoice™ offre aux entreprises un outil simplifié et automatisé pour la surveillance, la gestion, la vérification et l'acheminement des factures pour le paiement ou la correction.

Le business de commerce de détail implique un grand effort d’attention aux détails et un niveau considérable de complexité en termes de processus financiers. L’automatisation du processus de facturation se présente comme un accélérateur de business  à l'intérieur de l’activité d’une entreprise de vente au détail et améliore les résultats générés par le flux de travail.

SmartInvoice™, est une solution de gestion de la facturation basée sur le concept moderne de BPM (Business Process Management), qui fournit aux entreprises de vente au détail un outil simplifié et automatisé pour la surveillance, la gestion, la vérification et l'acheminement des factures pour le paiement ou la correction. Le niveau élevé d'automatisation permettra de réduire le traitement manuel et de rediriger tout effort humain vers des activités plus importantes, orientées sur les résultats.

Quels sont les problèmes du commerce de détail?

Les problèmes les plus courants du commerce de détail sont les suivants: codes d'article incorrect, des valeurs incorrectes de la TVA, des erreurs de calcul, des différences entre la commande et les factures correspondants, communication inefficace entre l'entreprise et le fournisseur, des délais de paiement, faible intégrité  de l'ensemble des informations  à l'intérieur de la base de données de l'entreprise, peu de flexibilité et d'adaptation au changement, etc.

Avantages  du SmartInvoice™

Mettre en œuvre un système de gestion de la facturation, implique d'avantages tels que:

• Réduction des coûts de traitement des factures;
• Amélioration de la productivité en réduisant les pertes de temps dans des activités à faible valeur;
• Amélioration de la visibilité des passifs et des charges d'exploitation;
• Des escomptes plus fréquents pour paiement anticipé;
• Amélioration de la prévision et la gestion des exigences à court terme de gestion de trésorerie.

Quelles sont les principales fonctionnalités de SmartInvoice™?

• Conception et amélioration de tous les processus d'affaires existants

La solution commence par la compréhension du cycle de vie complet d'une facture à l'intérieur des processus financiers de l'entreprise. L'analyse mettra en évidence les segments du processus existants qui doivent être révisés et améliorés.

• Mise à jour et l'intégration de tous les systèmes existants dans une architecture bien structurée

Mettre en place un nouveau système à l'intérieur de l'entreprise implique à le faire communiquer avec les applications existantes.
SmartInvoice™ est entièrement flexible quand il s'agit de maintenir une intégration bien structuré à l'intérieur d'une entreprise, parce qu'il a une partie importante de la couche SOA (Service Oriented Architecture). La couche SOA est capable de gérer la communication de deux façons: la partie d'importation (l'extraction d'informations provenant des systèmes internes) et la partie d'exportation (l'envoi d'informations aux systèmes internes).

• Atteindre un haut niveau d'automatisation des activités manuelles

L’objectif SmartInvoice™ est de résoudre tous les problèmes de facturation avec un minimum d'interaction avec le facteur humain. Les départements impliqués dans le processus sont les suivants: le département de marchandises, le service de compensation, le service financier, les magasins.

• Surveiller et optimiser périodiquement les processus d'affaires

Comme stratégie post-mise en œuvre, SmartInvoice™ propose un ensemble d'améliorations périodiques basé sur la surveillance permanente du processus mis en œuvre.

• Utilisation d’outils de rapportassions complexes

SmartInvoice™ met en œuvre des statistiques complexes et des outils de rapportassions afin de fournir une vue à 360 degré sur l'ensemble de l'activité financière de l'entreprise.

• La mise en œuvre des interfaces conviviales

SmartInvoice™ est très fiable du point de vue utilisateur, car il met en œuvre interfaces faciles d'utilisation pour chaque étape du processus. Les actions intuitives et l'efficacité dans la manipulation des données sont les principales caractéristiques de l'interface de la solution.

Relations avec les fournisseurs

Une entreprise de commerce de détail prospère a besoin de mener une communication correcte et efficace avec ses fournisseurs.

Avantages des fournisseurs:

• Réduction des coûts d'émission de la facture (travail, timbres, etc);
• Amélioration des taux des factures payées au terme ;
• Éliminés ou réduits divergences lies à la facture réceptionnée.

En mettant en œuvre SmartInvoice ™, l'interactivité avec le fournisseur sera assurée par l'ensemble des outils suivants intégrés dans la solution:

• Portail Web

Le portail Web fournit des données en temps réel pour le fournisseur sur les ordres, les factures, les produits, les paiements et facilite une communication efficace avec la société de vente au détail.
Un autre aspect important du portail Web est sa capacité de faire rentrer dans le système les donnes pour les factures enligne. Tout fournisseur peut envoyer ses factures à l'entreprise de vente au détail en entrant les données requises pour une facture.
La sécurité du portail Web est mise en œuvre par un système optimisé de gestion des identités.

• Notifications automatisées

SmartInvoice™ définit une série de notifications par e-mail personnalisables, qui sont lancés automatiquement par le processus quand un événement défini est en cours. Toute autre erreur de facturation peut devenir un événement pour une notification automatisée. Il y a une totale flexibilité dans la définition des règles d'envoi des notifications automatisées.

• Solution customisé pour les fournisseurs: l'EDI (Electronic Data Interchange) et le protocole FTPS

Etude de cas

Avec un nombre approximatif de 1000 fournisseurs, une grande entreprise de vente au détail qui utilise SmartInvoice ™, a éliminé tous les problèmes évoqués ci-dessus, et a réalisé les performances suivantes:

• 5000 factures intégrées dans le système chaque jour;
• 800 fournisseurs reçoivent leurs rapports quotidiens de paiement par e-mail;
• 30% des fournisseurs utilisent le mécanisme automatique pour l'envoi de factures électroniques;
• 80% est le niveau d'automatisation concernant les processus d'affaires;
• 1.5 minutes est le temps passé par une facture à l'intérieur du processus afin d’être acceptée  pour payement, si elle est correctement émise conformément à la commande;
• 200 tâches sont résolus par jour afin de classer les erreurs de facturation et de les indiquer aux fournisseurs;
• 4000 couples commande- facture sont finalisées par jour et intégrées dans les systèmes de l'entreprise;
• 30% est le niveau de l'amélioration concernant la résolution des litiges, obtenue au cours d'une année d'utilisation du SmartInvoice ™.

Nous sommes disponibles pour plus d'informations concernant la solution  SmartInvoice™. Vous pouvez nous contacter directement en envoyant un message sur cette page (en cliquant sur le bouton Options sur le côté gauche de la page) ou écrivez-nous à Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. .