La solution de SmartDoc & Archive™ offre aux entreprises une approche complète et rapide pour la gestion du  flux des documents, physique et électronique.

Le contexte actuel et les besoins des entreprises

La structure de l'entreprise nécessite un flux rapide de documents qui est actuellement atteint en engageant un grand nombre de ressources humaines.
Dans le cycle de vie d'un document, se produit un routage manuel fréquent, générant des erreurs, non-conformité avec des procédures, des pertes fréquentes. Ce processus peut être automatisé et contrôlé à l’intermède d’une solution de gestion des documents efficace, qui comprend de flux, de stockage, d’organisation, de recherche et d'accès des documents dans n'importe quel format, à la fois physique et électronique.

Dans le contexte actuel, les détaillants font face à un certain nombre de besoins liés à:

• Management efficace des documents en format physique et électronique ;
• Lier les documents scannées avec des documents papier;
• Archivage physique optimal;
• Traçabilité de l'information;
• Comparaison automatique des factures physique avec des factures électroniques (les factures contenues dans la base de données / dans le portail web).

La solution de Document Management fournit des réponses à ces besoins, parce qu'elle est le résultat d'une interfaçage et corrélation efficace des fonctionnalités telles que la gestion de documents, gestion des enregistrements et gestion de l’archivage fait au niveau de la gestion physique et électronique et des politiques de conservation.

Description de la solution de Gestion de documents

• Efficacité de la gestion des documents. Sera obtenue par les suivants: un haut niveau de partage de fonctionnalité, une organisation du plan de classement (organisation des documents dans une structure arborescente), une structuration de l'information, une répartition des tâches et des rôles pour chaque utilisateur
• Efficacité du roulage-traçabilité des documents. L’identification des détails de données dans le document (au niveau de l’heure, du lieu, de l’information et de l'utilisateur), des métadonnées (toutes les caractéristiques d'un document: nom, date de création, taille, nom d'utilisateur, etc), ainsi que des documents physiques et électroniques eux-mêmes. L’obtention des rapports automatiques et des notifications.
• Relation efficace entre le document scanné et le document électronique. Attachement à niveau de stockage et de traitement du document électronique (les données du document stocké dans la base de données) avec le document scanné (la photo du document scanné en format électronique).
• Acquisition de données via des interfaces web. Création d'un environnement propice à l'acquisition de données via des interfaces Web faciles construit au niveau de la plate-forme de gestion de documents.
• Recherche rapide et filtration efficace. Documents de toute nature seront donnant une série d'étiquettes et de métadonnées avec laquelle les recherches peuvent être effectuées avec précision. Les vues peuvent être faites par différents critères, groupes et affectations, orientés sur les scénarios de travail.
• Une gestion efficace au niveau administratif. La solution peut gérer efficacement l'espace de stockage, des groupes d'utilisateurs, restrictions et des autorisations au niveau utilisateur, groupes d'utilisateurs, document, fichier, catégorie, classe, etc.
• La gestion de l’archive physique. La gestion et l'administration physique des documents au niveau de l'emplacement et des métadonnées.
• Gestion des dossiers. Les documents physiques archivés auront un équivalent électronique au sein de la solution de gestion des documents. On peut suivre l'état d'un document demandé par un département et d'obtenir des coordonnées précis du  suivi.
• Gestion de la rétention. Administration des politiques qui précisent la période de stockage d'une facture ; la gestion des décisions prises après l'expiration de la période de stockage ; mise en œuvre des mesures requises par la législation, par le règlement intérieur et les décisions spéciales de l'entreprise ; suivi de l'état de la décision électroniquement (Gestion des documents) et physiquement (Gestion de l’archivage).
• Automatisation de la communication. Dans la plate-forme de gestion des documents on peut créer des flux de travail de base qui permettent des notifications automatiques par e-mail, des tâches de validation et de visualisation, allocation des activités et des alertes du système.
• Traitement rapide des factures. L’accès rapide à la copie scannée du document permettra une circulation rapide et efficace des documents, la détection et correction d'erreurs et vous fera gagner beaucoup de temps de recherche passé à regarder la facture physique.
• Intégration au niveau des processus. Un ensemble de métadonnées extraites des documents sera créé au niveau de la plateforme de gestion des documents et d’archivage, avec lequel on peut obtenir des rapports et des statistiques, même après la disparition des documents précédemment traitées dans le cycle du processus d'archivage.

Quelles sont les fonctionnalités de la solution de gestion de documents?

• Gestion multi-utilisateurs
• Le stockage des documents dans un espace commun sur le Web
• Accès aux documents scannés
• Accès aux documents physiques
• Organisation d'un plan de classement
• Etiquettes, catégories et métadonnées
• Recherches rapides avancées
• Traçabilité des données - Circuit des données
• Rapports sur la route des documents
• Flux de travail de base
• La création d'interfaces et de l'administration pour l'extraction de données
• Notifications et tâches

Bénéfices de SmartDoc & Archive™

• Réduit le temps de traitement de documents
• Vue d'ensemble sur la route  des informations, des documents et des données - priorisation des actions de gestion et rapports basé sur des paramètres spécifiques
• Recherche rapide et filtrage personnalisé selon le type de documents et de données
• Organiser après une structure claire et facilement adaptable au changement.
• Réduit le coût de l'archivage
• Permet d’exploiter des données complexes - création, comparaison, contrôle de version, approbation, rejet, modification, archivage
• Facilite le transfert des documents et la communication entre les utilisateurs - notifications automatiques, partage au niveau espace de stockage, fixation de marqueurs d'identification et de filtres
• Évite la plupart des situations où le document physique est nécessaire - document scanné est utilisé à la place
• Automatisation de processus de comparaison - facture physique avec facture électronique
• Interface avec grande facilité d'utilisation - éléments de gestion de temps et de tâches ; visualisation des documents avec l'interface interne
• Crée des rapports sur la circulation de l'information générale (journaux, coordonnées spatiales, du temps, d'utilisateur)
• Organise et gère tous les types de contenu de fichiers  (DOC, XLS, PDF, XML, HTML, etc.....) - visualiser, modifier, joindre des flux de travail
• Intégration de façon efficace avec d'autres solutions

Nous sommes disponibles pour plus d'informations concernant la solution  SmartDoc & Archive™. Vous pouvez nous contacter directement en envoyant un message sur cette page (en cliquant sur le bouton Options sur le côté gauche de la page) ou écrivez-nous à Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. .